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Verwaltungshandeln – transparent und bürgernah

Worum geht es?

Mit dieser Arbeitsgruppe möchten wir erreichen, dass die Bürgerinnen und Bürger die Verwaltung als noch kommunikativer, transparenter und bürgernäher wahrnehmen. Um hierbei die richtigen Herausforderungen zu bearbeiten, ohne dabei den Fokus auf die Bedürfnisse der Verwaltungsmitarbeitenden oder Bürgerinnen und Bürger zu verlieren, orientieren wir uns am Design Thinking Ansatz.

Eine Grafik © Stadt Wolfenbüttel
Vorgehen im Design Thinking Prozess

Der Design Thinking-Prozess besteht aus zwei Phasen und vier Prozessschritten: In der ersten Phase geht es darum das Problem zu verstehen, in der zweiten Phase Lösungen zu erarbeiten. Für die erste Phase – der Bedarfsanalyse – sammeln wir daher die Wünsche und Anliegen (erster Prozessschritt) und fokussieren uns dann auf zentrale Anliegen (zweiter Prozessschritt). Mit dem Wechsel in die Lösungsphase beginnen wir damit kreative und neue Lösungen für die Herausforderungen zu entwickeln (dritter Prozessschritt), die dann schrittweise getestet werden, beispielsweise indem wir uns Feedback von den Verwaltungsmitarbeitenden einholen (vierter Prozessschritt).

Eine schematische Aufstellung von Terminen. © Stadt Wolfenbüttel
Ablauf Verwaltungshandeln

Wer macht mit?

Die Bedürfnissammlung wird von den Why Guys koordiniert. Die Auswahl der zentralen Themen und Herausforderungen erfolgt dann in Abstimmung mit dem Projektteam des TeamDialogs Wolfenbüttel. In den drei Workshops, die im Spätsommer / Herbst durchgeführt werden, kommen gemischte Teams, bestehend aus interessierten Bürgerinnen und Bürgern sowie Mitarbeitenden aus der Verwaltung zusammen und erarbeiten unter der Anleitung der Why Guys Lösungen für die definierten Herausforderungen.

Sie möchten Teil der Arbeitsgruppe sein? Dann schreiben Sie eine Mail an teamdialog@wolfenbuettel.de. Idealerweise sollten Sie an allen drei Workshopterminen Zeit haben, Sie können aber auch an einzelnen Terminen teilnehmen. 

Sammeln der Perspektiven von Bürgerinnen und Bürgern

Um zu erfahren, wie wir dieses Ziel erreichen können, möchten wir mit Ihnen in den Dialog gehen und Ihre Wünsche und Anliegen sammeln.

Hierfür haben wir einen Onlinefragebogen erstellt, der es Ihnen ermöglicht bequem von zu Hause an unserer Umfrage teilzunehmen: Verwaltungshandeln transparent und bürgernah gestalten. Zudem werden wir an zwei Tagen, am Samstag, den 2. Juli, und Mittwoch, den 6. Juli, jeweils von 10 bis 13 Uhr am Markt und in der Fußgängerzone per Papierfragebögen die Meinungen und Perspektiven der Bürgerinnen und Bürger sammeln. Während dieser Erhebung stehen wir auch gerne für Ihre Rückfragen zur Verfügung.

Analyse und Priorisierung der Perspektiven

Unsere Erhebung läuft noch bis Mitte Juli. Dann werden wir die Rückmeldungen strukturieren und die daraus folgenden Aufgaben für die Verwaltung ableiten. In dieser Phase werden wir intern auch prüfen, ob die Anliegen realistisch und im Kompetenzbereich der Stadtverwaltung Wolfenbüttel liegen.

Workshop 1: Woran wollen wir arbeiten?

Der erste Workshop findet am 30. August von 18 bis 21 Uhr im Ratssaal statt. Abhängig davon, wie viele Teilnehmende mitmachen, werden wir in zwei bis vier parallel arbeitenden Teams die relevantesten Herausforderungen angehen (diese leiten sich aus der Befragung im Sommer ab).

Agendapunkte, die wir behandeln werden sind:

  • Die Teams finden sich, je nach individuellem Interesse an der Herausforderung
  • Übersicht über den Prozess: Was geschah bisher, was steht noch an?
  • Vorstellen der definierten Herausforderungen: Was waren die Ergebnisse aus der Befragung, warum haben wir uns für die jeweiligen Herausforderungen entschieden?
  • Re-Definition der Herausforderungen: Im Team tauschen sich die Mitglieder zu den Herausforderungen aus und passen diese ggf. leicht an, wenn sie dadurch motivierter arbeiten können.
  • Erstes Brainstorming zur Lösung der Herausforderungen: Was wären mögliche Lösungsideen?
  • Auswahl von vielversprechenden Lösungen: Welche drei Ansatzpunkte sind die Favoriten der Teams?

Die favorisierten Ideen der Teams werden dokumentiert und online präsentiert, sodass Verwaltungsmitarbeitende und andere Bürgerinnen und Bürger diese kommentieren können.

Workshop 2: Ideen und verbessern und konkretisieren

Der zweite Workshop findet am 13. September von 18 bis 21 Uhr im Ratssaal statt. Agendapunkte, die wir behandeln werden sind:

  • Die Teams reflektieren das Feedback zu ihren Ideen
  • Auswahl der besten Ideen
  • Entwicklung von konkreten Konzepten (Prototypen), um die Herausforderungen zu lösen
  • Bewertung der Konzepte innerhalb der Arbeitsgruppe
  • Einarbeitung der Rückmeldung und Finalisierung des Konzeptes

Die favorisierten Prototypen der Teams werden dokumentiert und online präsentiert, sodass Verwaltungsmitarbeitende und andere Bürgerinnen und Bürger diese kommentieren können.  

Workshop 3: Ideen und verbessern und konkretisieren & Ergebnispräsentation

Der dritte Workshop soll im Oktober stattfinden und besteht aus zwei Teilen: Im ersten Teil (von 15 bis 18 Uhr) arbeiten die Teams intern die Rückmeldungen aus der Bevölkerung ein und planen die Präsentation. Die Agendapunkte sind:

  • Einarbeitung Feedback
  • Konzept nochmals überarbeiten und konkretisieren
  • Präsentation und Darstellung ausarbeiten

Um 18 Uhr werden die finalen Prototypen der Öffentlichkeit präsentiert und diese können diese kommentieren und weiterdenken. Agendapunkte bis 21 Uhr sind:

  • 3minütiger Pitch auf der Veranstaltung
  • Diskussion mit Akteuren im World Café
  • Übergabe der Konzepte an die Verwaltung

Bei Fragen zu diesem Vorhaben oder Interesse an diesen Arbeitsgruppen mitzuwirken, wenden Sie sich gerne an teamdialog@wolfenbuettel.de

Bitte geben Sie bei der Anmeldung an, ob Sie bei beiden Workshopteilen mitwirken möchten oder nur am zweiten Teil, also der Präsentation.

Youtube-Video zum Verwaltungshandeln

© Stadt Wolfenbüttel

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Datum: 01.07.2022

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